Din budget bygger på att någon ska klona sig.

Budget 2027 kan vara full av rimliga satsningar och ändå vara omöjlig att genomföra. En ny marknad, en kundklubb och mer eget content hamnar på samma person. Den befintliga affären ska förstås fortsätta fungera också. Det resonemanget behöver en rad till: när ska hon hinna? Kapaciteten måste räknas innan intäkterna från satsningarna flyttar in i budgeten.

Vardagen har inte tagit semester för att vi lagt en budget

Nästa veckas kampanj behöver fortfarande en brief. Någon ska följa försäljningen, lösa produktfrågan och ta beslut när förutsättningarna ändras. Det arbetet blir knappast mindre för att nästa stora satsning har fått ett snyggare namn i budgeten.

Jag skulle börja planeringen med att skriva ned det återkommande arbetet, tillsammans med dom som gör det. Vad måste fungera varje vecka? Vad kräver bedömningar och avstämningar? Vad händer bara ibland men tar stor plats när det väl inträffar? Bilden behöver vara begriplig, inte minutregistrerad.

Skriv in vardagen först. Annars låtsas vi att den är gratis, och skickar kostnaden till personen som redan har fullt upp.

Gör kapacitetsproblemet konkret

Ett räkneexempel: en growth manager har tjugo timmar i månaden kvar efter den löpande driften. Vi uppskattar att en marknadslansering kräver femton timmar, ett nytt kundklubbsupplägg tio och mer egen contentproduktion åtta. Vi har alltså bokat trettiotre timmar i ett utrymme på tjugo.

Där saknas tretton timmar. Dom dyker inte upp för att vi lägger ännu en rad i kalkylarket. Vi kan flytta starten, minska omfattningen, fördela ansvar på fler personer eller tillföra hjälp. Att skriva hennes namn en gång till är däremot en ganska svag kapacitetsstrategi.

Jag vill att uppskattningen också tar höjd för osäkerhet. En uppgift vi aldrig gjort förut är svårare att bedöma än något som redan har en fungerande rutin. Det ska märkas i planen.

Att välja bort ingår i ledningsjobbet

När allt får samma prioritet flyttar vi beslutet nedåt i organisationen. Personen med jobbet får försöka tolka vilken viktig satsning som är minst viktig den här veckan. Sedan kan vi sitta i nästa uppföljning och prata om bristande leverans. Bekvämt för oss. Rätt dåligt ledarskap.

Jag vill kunna säga vad som får vänta när något nytt kommer in. Det kan vara en marknad som startar senare, en enklare första version av kundklubben eller färre innehållsformat till att börja med. Det är riktiga beslut som gör ett uppdrag möjligt att förstå.

Ett användbart sätt är att formulera ordningen högt: om dom här två aktiviteterna krockar väljer vi den här. Beskriv också vilka frågor personen får avgöra själv och när vi behöver ta diskussionen tillsammans. Då slipper vi kalla otydligheten för bristande självständighet.

Nya arbetssätt levereras sällan färdigmonterade

Det är lätt att budgetera för effekten av ett nytt system eller arbetssätt. Införandet behöver också plats. Någon ska fatta beslut, städa underlaget, prova flödet och hjälpa andra att förstå hur dom ska arbeta. Under en period kan både det gamla och det nya behöva hållas igång.

Här skulle jag fråga vad som måste vara på plats för att satsningen ska kunna ge det vi hoppas på. Det räcker sällan med att någon äger projektet på papperet. Behövs material från grundaren, beslut från ekonomi eller hjälp från en extern specialist måste även den tillgängligheten finnas.

Om extern hjälp ska frigöra tid behöver planen säga vilket jobb den tar över och när den börjar. En rad om att teamet kan få stöd senare gör ingen plats i kalendern nu.

Budgeten måste överleva en vanlig måndag

En budget är full av antaganden. Hur fort vi kan genomföra saker är ett av dom. Därför vill jag följa upp om arbetet tar den tid vi trodde, vad som blockerar framdriften och vad vi har lärt oss om omfattningen. Det hjälper oss justera planen medan det fortfarande går.

När något drar ut på tiden behöver första frågan vara vad som har ändrats. Kanske blev uppgiften större. Kanske dök en viktig kundfråga upp. Kanske gav vi personen ansvar utan mandat. Olika orsaker behöver olika beslut, och fler påminnelser löser förvånansvärt få av dom.

Jag gillar höga mål. Men om kalkylen kräver att samma människor pressar in ännu mer har vi budgeterat för övertid och kallat det tillväxt. Den diskussionen vill jag ta innan året har börjat.